Ah, le barrage secrétaire ! Ce mythe, cette légende urbaine, cette forteresse imprenable… ou pas ! Pour beaucoup de commerciaux, la secrétaire est l’ennemi juré, la gardienne du temple qui vous empêche d’atteindre le Graal : le décideur. Mais si je vous disais que cette vision est non seulement fausse, mais aussi contre-productive ? La secrétaire n’est pas votre ennemie, elle est votre alliée potentielle. Elle est la première porte d’entrée, la première impression, et surtout, une professionnelle qui fait son travail avec brio. Votre mission, si vous l’acceptez, est de transformer ce barrage en un pont, avec intelligence, respect et une bonne dose d’humour.

Comme le dit si bien Enzo Colucci, avec son franc-parler légendaire : « Le cold call, c’est l’art de la subtilité. Pas celui de passer pour un robot coincé dans un call center. » Et cette subtilité commence dès le premier contact avec la secrétaire. Fini l’improvisation, place à la stratégie et à l’empathie. Préparez-vous à déjouer les pièges avec élégance et à faire de la secrétaire votre meilleure ambassadrice.

1. Le Principe d’Autorité (subtil, très subtil)

C’est la technique du « je suis important, donc je n’ai pas le temps de m’expliquer ». Adoptez une voix assurée, calme, comme si votre appel était attendu. Pas d’agressivité, juste de la confiance. L’idée est de laisser planer un doute positif dans l’esprit de la secrétaire, lui faisant penser que vous êtes quelqu’un d’important pour son patron.

• Exemple en situation :
  • La secrétaire : « Bonjour, société XYZ je vous écoute. »
    
  • Vous : « Bonjour, [Votre Nom], pour Monsieur/Madame [Nom du Décideur], s’il vous plaît. »
    
  • La secrétaire : « C’est à quel sujet ? »
    
  • Vous : « Dites que c’est [Votre Nom] au sujet du développement commercial (ou de l’optimisation des couvertures, de la gestion des risques…). Il/Elle comprendra. C’est urgent. »
    
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  La secrétaire, probablement dubitative, se dira qu’elle prend un risque en vous rejetant. Elle appellera son patron qui, même s’il ne se souvient pas de vous, sera intrigué par le sujet et pourra vous accorder quelques minutes. C’est la combinaison de ces techniques qui augmente votre efficacité.
  

2. Le Motif Valable (et Évasif, très évasif)

Fournissez un motif qui correspond aux priorités de l’entreprise, mais restez évasif. La secrétaire cherche à en savoir plus pour décider si elle doit vous rejeter. Moins vous en dites, plus elle se sentira gênée de continuer à poser la même question. Profitez-en pour vous montrer ferme et sûr de vous. La partie sera souvent gagnée.

• Exemple : « Je l’appelle concernant le suivi de notre dossier [nom du dossier, même si fictif] » ou « C’est pour une information rapide concernant [un sujet d’actualité dans leur secteur]. »
  

3. Le Faux Malentendu (pour les grandes structures)

Dans les grandes entreprises, chaque service a souvent une extension. Si vous avez épuisé vos options avec la secrétaire, tentez de modifier la terminaison du numéro générique. Vous tomberez peut-être sur un autre service qui, désolé de ne pas vous donner le bon numéro, vous réorientera. Utilisez le prénom du décideur et des informations préalables pour renforcer votre crédibilité.

• Exemple :
  • Vous : « Bonjour. [Votre Nom] pour [Prénom du Décideur] [Nom du Décideur]. Merci. »
    
  • Interlocuteur : « Excusez-moi, mais cette ligne n’est pas la sienne. »
    
  • Vous : « Ah bon ? C’est pourtant celle qui m’a été donnée. Mais j’ai peut-être mal noté. Je dois absolument le rappeler suite à [son absence de vendredi / la réunion du… / avant le salon de… etc.]. Auriez-vous l’amabilité de transférer mon appel / de me communiquer sa ligne directe ? »
    

4. L’Empathie : Faire de la Secrétaire une Alliée

La dernière astuce, et non des moindres, est de faire de la secrétaire votre alliée. Reconnaissez l’importance de sa fonction et demandez-lui de l’aide. Cherchez à comprendre son cahier des charges et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Jouez franc jeu et demandez-lui comment faire pour avoir une chance de parler au décideur. Le principe de réciprocité est puissant : en étant honnête et en reconnaissant son rôle, vous augmentez considérablement vos chances d’obtenir le décideur au bout du fil.

• Exemple : « Je comprends que vous soyez la personne clé pour filtrer les appels et je respecte votre travail. Pourriez-vous me conseiller sur la meilleure façon de joindre Monsieur/Madame [Nom du Décideur] concernant [sujet pertinent] ? »
  

5. Le « Je Rappelle Plus Tard » (avec un twist)

Si la secrétaire est trop coriace, ne vous braquez pas. Dites que vous rappellerez plus tard, mais demandez une information clé au passage. « Très bien, je rappellerai. Pourriez-vous juste me confirmer l’orthographe du nom de Monsieur/Madame [Nom du Décideur] ? » ou « À quelle heure est-il/elle le plus joignable ? » Chaque information est une victoire.

6. Le Canal Alternatif (discret)

Si le téléphone est un mur, explorez d’autres avenues. Un email bien ciblé, un message LinkedIn (si pertinent), ou même un courrier physique. L’objectif est d’atteindre le décideur, pas de se battre contre la secrétaire. Parfois, un message indirect peut ouvrir la porte à un appel futur.

7. La Persévérance (avec le sourire)

Comme le dit Mickaël Aguilar, « 44 % des commerciaux abandonnent après un seul appel… » et « 81 % des ventes se concrétisent après le 5ᵉ appel ». Le barrage secrétaire est un test de persévérance. Ne baissez jamais les bras, mais variez vos approches. Un refus aujourd’hui n’est pas un refus pour toujours. Gardez le sourire, même au téléphone, et rappelez-vous que chaque tentative vous rapproche du succès.

Conclusion : La Secrétaire, Votre Première Vente

Passer le barrage secrétaire n’est pas une épreuve de force, mais une épreuve d’intelligence et de finesse. En adoptant une approche respectueuse, stratégique et parfois teintée d’humour, vous transformerez cette première interaction en une opportunité. La secrétaire n’est pas un obstacle, elle est votre première vente. Gagnez sa confiance, et elle pourrait bien devenir votre meilleure ambassadrice dans votre quête du décideur. Alors, prêt à relever le défi avec le sourire ?